Mit dem lightweight Dokumentenmanagement können Dokumente wie in den bekannten Dokumentenmanagement Systemen (Bsp. Sharepoint) verwaltet werden, ohne das komplizierte Zusatzfunktionen das intuitive Arbeiten erschweren.
Dieses Dokumentenmanagement in PROLAN ermöglich dem Benutzer folgende Funktionen:
Archivierung von bearbeiteten Dokumenten
Herunterladen von Dokumenten
Löschen von Dokumenten
Dem Benutzer wird das Dokument als ausgecheckt markiert, um anzuzeigen, dass dieses Dokument derzeit von einem anderen Benutzer bearbeitet wird
Bearbeitete Dokumenten können über die Funktion Einchecken in PROPLAN hochgeladen werden, damit die neue Version allen Benutzern zur Verfügung steht. Die Version aktualisiert sich automatisch, um anzuzeigen, dass eine Dokumentenbearbeitung stattgefunden hatte.
Im Archiv wird angezeigt, welcher Benutzer das Dokument zu letzt bearbeitet hatte. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wird dem Benutzer beim Einchecken die Möglichkeit gewährt, einen Kommentar einzutragen, welcher im Archiv aufgeführt wird.
Das Dokument kann sowohl über den Dokumentennamen als auch über die Funktion Herunterladen geöffnet werden.
Wird ein Dokument nicht mehr benötigt, kann dies aus PROPLAN entfernt werden. Die archivierten Aktualisierungen stehen mit der Löschung des Dokuments ebenfalls nicht mehr zur Verfügbar.
