Manuelle Workflows können mit PROPLAN digitalisiert werden. Beispielsweise gibt es eine erhebliche Zeitersparnis bei Papierdokumenten, die von mehreren Verantwortlichen befüllt werden sollen.
Außerdem lassen sich dokumentenbasierte Arbeitsabläufe erheblich beschleunigen und Entscheidungen revisionssicher archivieren.
Es ist so möglich, verschiedene Workflows zu definieren, wie z.B. die Durchführung von Risiko- oder Machbarkeitsanalysen. Mit wenig Aufwand können die vorgegebenen Abläufe modelliert und implementiert werden.
Weitere Beispiele der Digitalen Workflowsteuerung:
Bei einer Eskalation durch eine Rote Ampel
Kostenfreigabe bei Mehr- oder Sonderausgaben
Machbarkeitsanalyse als Grundlage für eine Entscheidung
Meilensteinfreigabe
Bisher genutzte Formulare und Anträge in Papierform können mit PROPLAN unkompliziert und schnell per Klick von einem Verantwortlichem zum Nächsten weitergegeben werden. Verzögerungen werden dadurch minimiert und Workflows können papierlos unterwegs bearbeitet werden.
Auch abteilungsübergreifende Workflows werden maßgeblich beschleunigt und wesentlich schneller abgewickelt.
Beispiel für den Anwendungsfall Mehrkostenantrag:
In einem vordefinierten Workflow wird geprüft, ob das potenziell neue Projekt technisch, wirtschaftlich und personell realisisiert werden kann.
Alle Projekte werden nach einheitlichen Kriterien bewertet und Engpässe können schnell identifiziert werden.
Mehrkostenantrag über Button in der Management Summary
Über die Funktion "Mehrkosten beantragen" wird der Antrag im System erstellt und der Verantwortliche erhält eine Benachrichtigungsemail, um den Antrag freizugeben oder abzulehnen.
In dem Antrag werden die Mehrkosten pro Position einzeln aufgelistet und zusätzlich als Gesamtsumme im System aufgeführt.
Wird der Mehrkostenantrag von dem Freigabeverantwortlichen abgelehnt, erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung aus dem System.
Der Antragsteller hat im System die Möglichkeit, einen weiteren Mehrkostenantrag zu stellen.
Wird der Mehrkostenantrag von dem Freigabeverantwortlichen freigegeben, ist der Antrag nicht mehr editierbar und der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung aus dem System.
Mehrkostenantrag Digital mit wenigen Klicks durch vorgegebene Masken
Eskalationsworkflow
Durch einen Entscheidungsantrag können auch Lösungsvarianten vorgeschlagen und Informationen übermittelt werden
